1. GENERALIDADES

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

2. DEFINICIONES:

• Administrador de base de datos personales: funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.
• Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Consulta: Derecho de los titulares de la información de conocer sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
• Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
• Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
• Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”. Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:
• Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.
• Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. TECCA, es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus propias bases de datos, de acuerdo con la ley
• Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento”. TECCA podrá realizar el tratamiento de datos personales a través de Encargados. Adicionalmente, para este documento se incluyen los siguientes roles.
• Gestor: TECCA llevará el control del registro de las bases de datos con información personal que hay y apoyará el ingreso de la información en el Registro Nacional de Base de Datos.
• Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). La citada ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.

Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos.

Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc.

La ley exceptúa del régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

3. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

TECCA, además de ser la autoridad de protección de datos personales tiene la calidad de responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas por la entidad.

Son deberes de los responsables del Tratamiento:

• a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
• i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
• k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta TECCA.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Son derechos de los Titulares:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
• c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando TECCA haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de estos.

6. POLÍTICAS

La presente política prevista en el presente instructivo se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales, y busca garantizar que TECCA SAS. en su condición de responsable de manejo de información personal y sensible, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.

Se establecen las siguientes directrices generales:

Primero: Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.

Segundo: Proteger los derechos de los Titulares

Tercero: Atender los PQR de los titulares

Cuarto:  Contacto de Notificaciones relativas al Manejo de Datos y a la atención de PQR´s; se establece como dirección de Notificación relativa al manejo de Datos y PQR´s la siguiente:

Correo Electrónico: info@tecca.com.co

Dirección Física: Kilometro 1.5, vía Tocancipá, Vereda Canavita, Parque Industrial del Norte, Bodega 11.

Quinto Finalidad: En ejercicio de su objeto social, TECCA actúa para realizar el tratamiento de datos personales de sus trabajadores y colaboradores, ex colaboradores, empleados de sus contratistas, proveedores, posibles clientes, clientes y usuarios de sus servicios, actividad que ejecuta directamente, o por parte de contratistas. Así mismo en cumplimiento de legislación aplicable y de políticas corporativas, TECCA puede requerir transmitir o transferir dichos datos a sus compañías matrices, filiales y/o subsidiarias nacionales o extranjeras.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de TECCA se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.

Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.

TECCA, tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control, autoridades y/o entidades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del titular. Igualmente y con previa autorización del titular divulgará Datos personales a las entidades contratantes, propietarios y/o administradores de instalaciones y/o facilidades cuando ello sea necesario para el desarrollo del objeto social de TECCA y/o el cumplimiento de políticas de bioseguridad.

El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

Tratamiento de datos de potenciales clientes, proveedores y/o usuarios y/o relacionados comercialmente: La recolección y tratamiento de estos datos por TECCA se utilizará para:

• Iniciar el proceso contratación y presentar ofertas de bienes y servicios según el objeto social. Realizar actividad comercial.
• Establecer relación contractual con el posible cliente, usuario, proveedor y/o co-contratante.
• Cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus causahabientes.
• Dar información comercial, envío de ofertas, beneficios y programas de fidelización, y para el desarrollo de campañas comerciales, publicitarias y de marketing.
• Realización de estudios y conocimiento del mercado.
• Realización de encuestas para medición de estándares de calidad en la prestación del servicio, gestión y satisfacción.
• Establecer procesos de implementación de mejoras.
• Manejo y defensa ante acciones legales, cumplimiento de exigencias judiciales, administrativas y demás obligaciones legales.
• Contacto para las actividades de mantenimiento de la relación contractual y servicios.
• Envío de información comercial, promocional y/o cortesías de la Compañía o de terceros aliados.
• Realizar segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias.
• Realizar actividades de auditoria, cálculos actuariales y cualquier otro que autorice la ley.
• Procedimientos de cobranza, cobro y cesión de cartera, y los propios de la actividad administrativa de la compañía.

Tratamiento de datos de Colaboradores y Trabajadores: La recolección y tratamiento de estos datos por TECCA se utilizará para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de TECCA, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus causahabientes, o por entidades del sistema general de seguridad social en salud a los que el titular esté o hubiere estado vinculado, incluyendo, pero sin limitarse a:

• selección de personal y vinculación laboral
• Dar información a los trabajadores, difundir políticas, circulares y/o impartir instrucciones particulares y generales.
• Suministrar información y/o datos a clientes y/o contratantes y/o entidades estatales cuando ello resulte necesario para el cumplimiento del objeto social
• Informar sobre la realización de programas de promoción y prevención.
• Manejo y defensa ante acciones legales, cumplimiento de exigencias judiciales, administrativas y/o de clientes y/o contratantes.
• Políticas de seguridad y salud ocupacional
• Cumplimiento de protocolos de bioseguridad

Sexto: Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales:

• El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. TECCA mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
• TECCA autorizará expresamente al Administrador de las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.
• TECCA no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
• El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
• TECCA suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
• Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, TECCA deberá entregar dicha información.
• A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de TECCA, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades la TECCA podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
• Las políticas establecidas por TECCA respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigor y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la TECCA para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
• Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
• TECCA será más rigurosa en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
• TECCA podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
• Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con TECCA, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
• TECCA no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos.
• El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante TECCA, por el correo electrónico info@tecca.com.co.
• Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, TECCA deberá garantizar que la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.
• En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, TECCA suministrará según el caso, información de Datos Personales únicamente cuyo Tratamiento realice en virtud de sus funciones legales y cuando excepcionalmente éstas no apliquen, con la autorización del Titular.
• TECCA Informará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, de existir uno, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que, en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas por TECCA.

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